دمج المراسلات وتوظيفها في العملية التعليمية

دمج المراسلات بالانجليزية Mail Merge وهو آلية أو طريقة لإرسال قالب رسالة واحد لأكثر من شخص بشكل مخصص لكل واحد على حدة، دفعة واحدة. مثلاُ، أن تقوم بمراسلة كل الموظفين في العمل دفعة واحدة، مع مخاطبة كل واحد منهم باسمه ومسماه الوظيفي والمهمة الموكلة له التي تختلف عن باقي زملائه.

يمكن أن نستخدم دمج المراسلات في العديد من المجالات في المؤسسات العامة والخاصة ولكني سأسلط الضوء على استخدامها في العملية التعليمية.

تأتيني في كل عام دراسي ورقة من المدرسة التي فيها ابنتي ورقة صغيرة مكتوب فيها:

حضرة السيد ولي أمر الطالبة سناء منجي غانم المحترم

نرجو الموافقة على ذهاب ابنتكم (سناء) من الصف (الثاني) شعبة (أ) في الرحلة المدرسية المقررة في يوم 15/4/2019 ...الخ

لاحظوا أن هذا الخطاب يحتوي على اسم الطالبة والصف والشعبة والتي بدورها تختلف إذا ما انتقلنا إلى طالبة في الصف الثالث ومن شعبة أخرى. فهل مطلوب من المدرسة أن تكتب هذه البيانات يدوياً! في عالم التقنية بالتأكيد الجواب لا. والحل هنا هو أن ننشئ جدولاً على الإكسل يحتوي على البيانات المتغيرة على الاقل وهي (اسم الطالبة)، (الصف)، (الشعبة) ثم ندمج هذا الجدول مع رسالة واحدة تتم كتابتها في الوورد كما سيتم توضيحه في الفيديوهات التالية.

في نصف الفصل تحتاج المدرسة إلى إصدار تقرير حول أداء الطالب في الامتحانات النصفية وتقييمه كما تحتاج في نهاية الفصل إلى إصدار شهادته المدرسية التي تظهر كشف علاماته في كل مادة واسم مربي الصف وملاحظاته وعدد غياباته وملاحظات الإدارة المدرسية. كل هذه البيانات متغيرة من طالب إلى آخر ومن المهلك على إدارة المدرسة أن تقوم بهذه المهمة بشكل يدوي! الحل هنا هو دمج المراسلات. بحيث نقوم بتصميم قالب شهادة مدرسية واحد ومن ثم نستجلب البيانات من ملف الإكسل الذي يحتوي على اسماء الطلبة ودرجاتهم في كل مادة واسم مربي الصف وملاحظاته ...الخ من البيانات التي قد تختلف من مدرسة إلى أخرى. لاحقاً في هذا المقال سأقوم بعرض مثال تفصيلي بالفيديو حول إصدار شهادات مدرسية.

لا ينحصر استخدام دمج المراسلات داخل المدرسة، ففي كل عام تقوم مديريات التربية والتعليم في كل منطقة بإرسال تقييم المعلمين والمعلمات في كل مدرسة، هذه العملية يندرج تحتها آلاف المعلمين في الدولة ومن غير المنطق أن تتم بشكل يدوي أو فردي. هنا أيضاً يتم استخدام دمج المراسلات لصياغة الكتاب الذي يحتوي على اسم المعلم واسم مدرسته وتقييمه.

أيضاً تحتاج وزارة التربية والتعليم أن تخاطب المديريات في كثير من الاحيان بخطاب واحد أو تعميم بشأن عطلة موحدة أو غيره. في هذه الحالة يكون الكتاب الرسمي الصادر من الوزارة ذا قالب واحد وصيغة موحدة يختلف فيها اسم المديرية واسم مدير تلك المديرية وأية أمور أخرى قد يحتويها الكتاب. هنا نستخدم دمج المراسلات لتسهيل هذه المهمة.

قد يقوم المعلم النشيط في كل فترة بإرسال تقرير دوري عن أداء الطالب لولي أمره سواء عبر البريد الإلكتروني أو عبر ورقة مطبوعة، وفي كلتا الحالتين يحتاج المعلم إلى استخدام تقنية دمج المراسلات ليسهل على نفسه كتابة تقرير لعشرات الطلبة الذين سيراسل أولياء أمورهم.

كل ما على المعلم أن يقوم بتجميع البيانات عن طلابه بشكل دوري ومن خلال نموذج معين يمكن أن يكون إلكترونياً كأن يستخدم نماذج جوجل أو نماذج ميكروسوفت لإدخال البيانات والملاحظات، ليصبح لديه قاعدة بيانات عن سلوك الطالب وأدائه. وعندما يريد أن ينشئ تقريراً، كل ما عليه هو تنزيل البيانات على شكل ملف csv أو اكسل ليقوم بدمجها مع برنامج الوورد في حال أراد طباعتها أو مع بريد الأوتلوك في حال أراد إرسالها بشكل فوري إلى أولياء الأمور.

هذه بعض الحالات التي يمكن لنا استخدام دمج المراسلات فيها في العملية التعليمية، علماً أن هناك حالات أخرى ولكنها تنطلق من نفس الفكرة السابقة كأن يزود المعلم طلابه بإجاباتهم التي أجابوها إلكترونياً عبر نماذج جوجل أو نماذج ميكروسوفت.

طباعة الشهادات المدرسية، من الأمور التي يحتاجها كل مدرس، هنا سأقوم بعرض فيديو تفصيلي يشرح كيفية طباعة هذه الشهادات بكل سهولة في حال توافرت لديك قائمة بمعلومات الطلاب على ملف اكسل. سأتطرق في هذا الفيديو إلى بعض المواصفات التي يفضل توافرها في ملف الاكسل لتسهيل عملية الدمج. كما يتناول الفيديو خطوة دقيقة تساعد على نقل البيانات كما هي من ملف الاكسل الى ملف الوورد خاصة فيما يخص المعدل، حيث أنه يجب أن يظهر بالنسبة المئوية (95%) وهذا يتطلب ملاحظة بسيطة سيتم توضيحها في الفيديو. بعد ذلك يتم توضيح طريقة الدمج بالتفصيل ما بين ملف الاكسل والوورد ومن ثم توليد ملف بي دي اف (PDF) بالشهادات المصممة.

الفيديو التالي يستعرض طريقة دمج المراسلات باستخدام برنامج التصميم الشهير كورل درو وملف إكسل. نحتاج في بعض الأحيان عند تخريج طلاب من مدرسة أو معهد إلى إصدار شهادات لهم، وهذا ما يوضحه الفيديو خطوة بخطوة حيث يتم جلب البيانات من ملف اكسل جاهز مسبقا بشرط أن تكون صيغة الملف csv.

هنا سأقوم بتوضيح طريقة دمج المراسلات باستخدام خدمات جوجل وبالتحديد جيميل وجداول جوجل. تخيل لو أنك تريد إرسال علامات لطلابك على بريدهم الإلكتروني الخاص وتخاطب كلاً منهم على حدة كالتالي:

الطالب: منجي غانم المحترم

بناء على الاختبار الذي قدمته، في مادة تصميم البحث، فقد نجحت في الاختبار بنتيجة 22 من 25

لو كان لديك 30 طالباً في هذه الشعبة، فما عليك إلا أن تدخل هذه البيانات على جدول بيانات جوجل Google Sheet وهو ملف شبيه بملف الإكسل ثم تنفذ الخطوات البسيطة المتبعة في هذا الفيديو.

يحتاج الباحثون والمعلمون ومدراء المدارس في كثير من الاحيان الى كتابة خطاب موجه للذكور والاناث معاً، وعادة ما يلجأون الى عبارات مثل: الطالب/الطالبة، قام/قامت، مدير/مديرة، وهكذا. في هذا الفيديو سنتعلم طريقة مخاطبة الإناث والذكور بشكل منفصل وفي نفس الملف عن طريق خيار القواعد Rules الموجود في دمج المراسلات الموجودة في ميكروسوفت وورد.