في هذا المقال سأقوم بعرض معظم الأمور الهامة التي تخص التعامل مع ملفات PDF من حيث معناها وطريقة إنشائها والتعليق عليها وميزاتها وغيرها من الأمور الأخرى.

معنى PDF

PDF هي اختصار للكلمات الإنجليزية Portable Document Format والتي تعني نموذج المستندات القابلة للحمل أو المحمولة.

لماذا يفضل الكثيرون استخدام ملفات PDF؟

هناك العديد من الميزات التي تتصف بها ملفات PDF، والتي جعلتها الأسلوب المفضل لدى الكثيرين لاستخدامها في تناقل النصوص والرسوم بدلاً عن ملفات الوورد أو البوروينت أو الاكسل. خاصة المجلات والصحف اليومية التي تنشر صفحات إلكترونية لصفحاتها المطبوعة يومياً. من هذه الميزات:
  • أهم ميّزة نجدها في مستندات PDF أنه لا يمكن التعديل عليها، بالحذف أو التغيير أو التبديل، وبذلك تضمن هذه الملفات النصوص والرسوم المرسلة من المصدر، لذلك تستخدم بكثرة عند ارسال طلب توظيف أو في الصحف والمجلات الإلكترونية، وفي المراسلات كالعقود والبيانات المهمة والتصميمات وغيرها.  
  • يمكن فتح ملفات PDF بغض النظر عن نظام التشغيل المستخدم ويكفي أن يمتلك صاحب الكومبيوتر برنامج تشغيل لهذه الملفات؛ ليتمكن من استعراضها والاطلاع عليها وحتى لو لم يمتلك هذه البرامج فيمكنه تصفحها من خلال اي متصفح انترنت (كروم، فيرفوكس، ايدج،...الخ)
  • يمكن طباعة مستندات PDF دون حدوث مشكلات في الهوامش وتتابع الصفحات وغيرها من المشاكل التي قد تطرأ خلال طباعة ملفات الوورد.  
  • هناك العديد من خيارات الأمان التي يمكن تضمينها لملفات PDF، من بينها منع طباعة الملف، أو حفظه بكلمة مرور خاصة، أو حمايته من التغيير تماماً، أو منع النسخ واللصق منه، وغيرها.
  •  يمكن إرفاق ارتباطات تشعبية في ملفات PDF، وكذلك علامات مرجعية لملفات الفيديو والصوت وغيرها.  
  • يمكن تنظيم ملفات PDF بطريقة مرتبة ومفهرسة، تسهل العودة إلى المعلومات الموجودة فيه بشكل جيد.  
  • يمكن تكبير مستند PDF خلال معاينته على الكمبيوتر أو الجوال بصورة تحافظ على النصوص بشكل كامل.

طريقة تخزين ملف وورد بصيغة PDF

يسأل الكثيرون عن طريقة تخزين ملف تم إنشاؤه باستخدام ميكروسوفت وورد إلى صيغة PDF. الجواب هنا ينقسم إلى شقين حسب نسخة الوورد التي تستخدمها فإذا كانت نسخة الأوفيس حديثة 2010 فما فوق فبالإمكان تخزينها بشكل مباشر من شاشة حفظ باسم، ثم تختر نوع الملف PDF من قائمة نوع الملف، أو من قائمة تصدير ثم اختيار خيار PDF.
أما إذا كانت النسخة لديك أوفيس 2007 فما قبل فأنت تحتاج الى تنزيل اضافة بسيطة ومجانية مقدمة من أوفيس وهي Microsoft Save as PDF or XPS بعدها يصبح بالإمكان تخزين ملف الوورد بكل سهولة عن طريق حفظ الملف كـ PDF.

مستندات جوجل وملفات PDF

تعتبر مستندات جوجل أحد أبرز تطبيقات جوجل التعليمية المجانية. تمكّنك خدمة مستندات جوجل Google Docs من كتابة تقرير، أو مذكرة، أو رسالة إلى العائلة والأصدقاء، أو أي نوع آخر من أنواع الوثائق. مستندات جوجل Google Docs تتيح لك إمكانية إنشاء الملفات النصية، ومعالجتها، وطباعتها، ومشاركتها عبر الإنترنت، والتعديل عليها، مثل أي معالج نصوص آخر. كما يمكنك دعوة أشخاص، والتعاون معهم في بناء ملف والتعديل عليه.

طريقة تخزين مستند جوجل بصيغة PDF

يمكنك تخزين ملف تم إنشاؤه باستخدام مستندات جوجل إلى ملف PDF من خلال تنزيله بتنسيق PDF وذلك بالذهاب الى قائمة ملف ثم تنزيل بتنسيق ثم اختيار صيغة PDF.

إنشاء رابط ملف PDF مباشرة أثناء الكتابة

باستخدام مستندات جوجل يمكنك التعديل يدوياً على رابط الملف الذي تعمل عليه وإرسال هذا الرابط إلى أي شخص تريده، وذلك بإزالة كلمة (edit) من آخر الرابط واستبدالها بالكلمات (export?format=pdf)، عندها سيتم تنزيل الملف مباشرة عن الدخول إلى الرابط. لنفترض أن رابط ملف مستند جوجل الذي تكتب به الآن كما يلي:
https://docs.google.com/document/d/1d6TGZx0yo/edit
بعد التعديل عليه يصبح الرابط 
https://docs.google.com/document/d/1d6TGZx0yo/export?format=pdf
انسخ هذا الرابط وأرسله إلى أي شخص تريده.
ملاحظة: يمكنك استبدال كلمة pdf بالعديد من الخيارات الأخرى وكلها تعمل. جرب مثلاً هذه الخيارات
export?format=docx 
export?format=odt 
export?format=rtf 
export?format=pdf 
export?format=txt 
export?format=html

التعليق على ملف PDF الموجود على درايف

أتاحت جوجل لمستخدميها إمكانية إضافة تعليق على ملف PDF حيث يمكن لكل شخص لديه بريد جيميل التعليق على أي عبارة أو فقرة موجودة في ملف بحيث يكون هذا الملف تمت مشاركته من جوجل درايف. كل ما عليك هو تسجيل  الدخول في حال كان لديك جيميل ومن ثم الضغط على أيقونة إضافة تعليق التي تكون أعلى الشاشة على اليسار (في حال كانت اللغة عربية)، ثم قم بتحديد المنطقة التي تود إضافة التعليق عليها وستظهر لك شاشة تسمح لك بكتابة تعليق، ولا تنسى الضغط على زر تعليق.

برنامج تقسيم ودمج ملفات PDF

في الكثير من الاحيان نحتاج إلى صفحة أو صفحتين من ملف PDF يحتوي على عشرين صفحة مثلاً. فكيف لنا استخراج هاتين الصفحتين والمحافظة على تنسيقها بشكل PDF؟ وفي أحيان أخرى تحتاج إلى دمج أكثر من ملف PDF وتحويله إلى ملف واحد يحتوي على سيرتك الذاتية وشهاداتك الجامعية ودوراتك التدريبية مثلاً، فكيف لنا ذلك أيضاً؟ الجواب هو باستخدام برنامج PDF Split-Merge الذي يمكّنك من تقسيم ملف PDF على شكل كتاب مثلاً إلى ملفات PDF منفصلة يحتوي كل منها على وحدة من هذا لكتاب. 
لتنزيل برنامج PDF Split-Merge اضغط هنا
الفيديو التالي يشرح طريقة استخدام هذا البرنامج بالتفصيل