ما هو جوجل درايف 

خدمة مجانية أطلقتها شركة جوجل في نيسان عام 2012 يمكن من خلالها تخزين ملفات على اختلاف أنواعها (صور، فيديو، نصوص، رسومات، صوت، أو أي نوع آخر) بالطرق السحابية، وبسعة ابتدائية تصل إلى 15 جيجابايت. كما يمكن الوصول إلى الملفات من أيّ مكان في العالم من خلال شبكة الإنترنت، أو الهاتف الذكي، أو الجهاز اللوحي، أو جهاز سطح المكتب.

يقدم جوجل درايف العديد من الخدمات، ولكن الكثيرين ما زالوا يستخدمونه لتخزين الملفات فقط، علماً أن استخداماته أبعد من ذلك، وهناك "أسرار" ليست عميقة ولكنها مفيدة جداً. فما هي الخدمات التي يقدمها جوجل درايف؟ وكيف نستخدمه لتنظيم ملفاتنا ومشاركتها مع الآخرين؟ كيف نبحث فيه على ملف معين بشكل متقدم؟ وماذا لو امتلأ درايف لديّ؟ وبما أنه خدمة سحابية، ماذا لو انقطع اتصالي بالانترنت؟ وهل هذا هو كل شيء عن درايف؟ كل هذه الأسئلة سنناقشها ونجيب عليها وأكثر في هذا المقال.

مشاركة الملفات في باستخدام جوجل درايف

من الميزات الهائلة في جوجل درايف إمكانية مشاركة الملفات والتعاون مع الآخرين. وهنا لا بد من الإشارة إلى فرق ما بين المشاركة Sharing والتعاون Collaboration في الملفات. فيما يخص مستندات جوجل (مستندات وجداول بيانات وشرائح) يختلط الأمر ما بين، عمل مشاركة للملف مع أشخاص، وإضافة متعاونين للملف. فما الفرق بينهما؟

عندما تتشارك Share مع شخص في ملف، فإنّك تمنحه صلاحية الوصول إلى هذا الملف، ومستوى الوصول يعتمد عليك؛ إمّا أن تمنحه صلاحية المشاهدة فقط دون التعديل، أو أن تمنحه صلاحية التعديل وهنا تكون قد دعوته للتعاون Collaborate معك في بناء الملف والتعديل عليه. والخيار الثالث المتاح في جوجل درايف، هو أن تمنح الطرف الآخر صلاحية التعليق، وفي هذه الحالة، يستطيع الطرف المقابل التعليق على الملف دون صلاحية التعديل. ويمكن لمالك الملف، التعديل على مستوى الوصول للمستخدمين أو إزالة مشاركتهم في أي وقت يشاء.
بكلمات بسيطة حالات التشارك أو التعاون في "مستندات جوجل" درايف ثلاثة:
  1. العرض View: عرض فقط دون تعديل (مشاركة). 
  2. التعديل Edit: إمكانية عرض الملف والتعديل عليه (تعاون). 
  3. التعليق Comment: إمكانية عرض الملف والتعليق عليه فقط دون التعديل (مشاركة). 
لتتمكن من التعديل على ملف لا بد أن يكون الملف من مستندات جوجل التي تم إنشاؤها عن طريق خدمات جوجل مثل مستندات جوجل وشرائح جوجل ومواقع جوجل وجداول بيانات جوجل. ولكن ماذا لو كان الملف الذي شاركته مع الآخرين هو ملف وورد أو بوربوينت أو إكسل؟ عندها يمكن للطرف الآخر أن يستعرض الملف وأن يقوم بتنزيله ويعدل عليه على جهازه الحاسوب ويعيد رفعه درايف ولكنه لا يستطيع التعديل عليه مباشرة أو التعاون معك في التعديل عليه في نفس الوقت.

إذاً هل لا يمكنني التعاون مع شخص في التعديل على ملف وورد وعن طريق درايف؟! يمكنك ذلك في حالة واحدة وهي أن تقوم بفتح ملف الوورد باستخدام مستندات جوجل ومن ثم إضافة الشخص الذي تريده للتعاون معك في هذا الملف، عندها نكون قد عدنا إلى الحالة السابقة وهي أن الملف تم إنشاؤه باستخدام خدمات درايف.

مشاركة ملفات غير مستندات جوجل 

مشاركة الملفات لا يقتصر على مستندات جوجل فحسب، وهذا من الأسباب التي جعلت من درايف في مقدمة الخدمات السحابية، فيمكنك من خلال درايف مشاركة أية ملفات من أي نوع (عدا الملفات التنفيذية *.exe) من خلال الحصول على رابط قابل للمشاركة من درايف نفسه. بالضغط على أي ملف واختيار خيار "الحصول على الرابط القابل للمشاركة" سوف تحصل على رابط، عندها سيتمكن أي شخص يمتلك هذا الرابط من الوصول إلى الملف وتنزيله والتعليق عليه.

مشاركة المجلدات عبر جوجل درايف 

يمكن من خلال جوجل درايف إنشاء مجلد ومشاركته مع أشخاص محددين أو جعله عاماً يمكن لأي شخص الإضافة إلي هذا المجلد. تفيد هذه الطريقة المعلمين أو مجموعة من الاشخاص الذين يعملون معاً في تنظيم ملفاتهم وتجميعها في مكان واحد والاطلاع على آخر التحديثات التي تحصل أولاً بأول.
لمشاركة مجلد مع مجموعة من الاشخاص، اضغط على المجلد بالزر الأيمن للماوس ثم اختر "مشاركة" وضع البريد الإلكتروني للأشخاص الذين ترغب في مشاركتهم في هذا المجلد. يوجد خيارين لمشاركة مجلد مع شخص آخر؛ إمكانية التنظيم والإضافة والتعديل، وإمكانية العرض فقط.  

لاحظ أنه في حال مشاركة مجلد مع شخص معين فإن أي ملفات تضيفها داخل ذلك المجلد ستتم مشاركتها أوتوماتيكياً مع الشخص الذي يشترك معك في نفس المجلد. لاحظ أيضاً وجود زر "متقدمة" يفتح المزيد من الخيارات منها خيار يمنع المحررين من إمكانية تغيير صلاحيات الوصول للمجلد وإمكانية إضافة أشخاص آخرين. في حال اخترت هذا الخيار لا تنس حفظ التغييرات التي أجريتها. 

مشاركة الملفات مع بريد غير جيميل

هناك ملايين البشر لا يوجد لديهم جيميل، فهل هذا يعني أني لا أستطيع أن أتشارك أو أتعاون معهم في الملفات؟؟ الجواب لا. بل يمكنك التشارك معهم ويمكنك أيضاً التعاون معهم وكأن لديهم بريد جيميل! كيف ذلك؟ لا بد من أن ربط إنشاء حساب لهم على جوجل في قسم الأشخاص الذين لا يمتلكون جيميل وهو موجود على الرابط التالي: الاشتراك بدون جيميل.

في الوقت الذي تقرن فيه بريدك الخاص سواء كان على ياهو Yahoo أو هوت ميل Hotmail أو أي دومين آخر حتى لوكان خاصاً مثل company.org بحساب جوجل، فستتمكن من الدخول إلى كل خدمات جوجل الخاصة بدرايف من حيث استخدام المساحة التخزينية لدرايف ومشاركة الملفات مع الآخرين والتعاون معهم (التعديل عليها) وإنشاء مستندات جوجل الشهيرة (مستندات جوجل وجداول جوجل وشرائح جوجل ورسومات جوجل). الشيء الذي لن يحصل عليها أصحاب هذه الطريقة هو بريد جيميل خاص بهم. 

مزامنة فولدر في جهازك الكمبيوتر مع درايف

من الميزات الهامة التي تقدمها خدمة جوجل درايف هي إمكانية ربط مجلدات على الكمبيوتر الشخصي بجوجل درايف وجعلها متزامنة معه، بحيث إذا تم حذف ملف أو إضافة ملف أو التعديل على ملف على جهاز الكمبيوتر فسيتم تلقائياً حفظ هذا التغيير ومزامنته على جوجل درايف الخاص بك. كل ما عليك هو تنزيل برنامج جوجل درايف على الجهاز الذي تود مزامنة ملفاته أو مجلداته مع درايف الخاص بك، ثم ادخل على الاعدادات، واختر المجلد الذي تريد مزامنته، ولكن انتبه إلى أن الفولدر سيظهر على درايف الخاص بك ولكن في قسم أجهزة الكمبيوتر وليس ملفاتي.
ملاحظة: هذه الطريقة ليست هي نفس الطريقة بأن تقوم بتنزيل برنامج درايف على جهازك الحاسوب لتتزامن ملفاتك الموجودة على درايف مع فولدر درايف الذي يتم إنشاؤه على جهازك الكمبيوتر! هذه الطريقة تعمل على ربط أي مجلد موجود على جهازك الحاسوب تختاره أنت.

البحث المتقدم في درايف 

كل خدمات جوجل تتميز بقوة هائلة في عمليات البحث، ويعود ذلك إلى قوة جوجل نفسها في البحث. في جوجل درايف يمكنك البحث بتفاصيل دقيقة داخل درايف الخاص بك، فالبحث في درايف هو ليس مجرد كتابة اسم الملف الذي تبحث عنه في مربع البحث! لا، فهو أعمق من ذلك بكثير. للاطلاع على خيارات البحث في جوجل درايف كل ما عليك هو الضغط على السهم الموجود على طرف مربع البحث لتظهر لك قائمة فيها خيارات وتفاصيل دقيقة جداً. فمثلاً، يمكنك من خلال هذه القائمة البحث عن نوع معين من الملفات، كأن تبحث عن المستندات فقط أو شرائح جوجل فقط، أو ملفات PDF دون غيرها.
أيضاً يمكنك في نفس الوقت تحديد تفاصيل أكثر وحصر النتائج الخاصة بالنوع الذي اخترته من خلال تحديد خيارات أكثر. مثلاً، يمكنك البحث عن ملف من نوع pdf، أملكه أنا، موجود في مجلد اسمه أوراق خاصة وقمت بالتعديل عليه في الفترة بين 2-8-2018 و 12-1-2019. في هذه الحالة سيتم إهمال كل النتائج التي لا تنطبق عليها هذه الشروط، وستظهر لك نتائج من أن تبحث عن كل ملفات pdf الموجودة لديك في درايف.

لاحظ وجود كتابة تبدأ بالظهور في مربع البحث عند  البدء باختيار معايير البحث. يمكنك كتابة هذه العبارة وستعمل وكأنك اخترت المعايير.

عرض تفاصيل الملفات في درايف 

في جوجل درايف، يمكنك عرض تفاصيل أي ملف أو مجلد. كل ما عليك هو الضغط على أيقونة علامة التعجب الموجودة أعلى اليسار (أو أعلى اليمين في حال كانت اللغة الانجليزية) أو يمكنك الضغط بالزر الأيمن للماوس على العنصر الذي تريد عرض تفاصيله ومن ثم اختيار "عرض التفاصيل".هذه الميزة تمكنك من الاطلاع على تفاصيل العنصر المحدد والنشاط الذي تم عليه.
من خلال نافذة التفاصيل لمجلد مثلاً، يمكنك الاطلاع على اسم العنصر ومكان تخزينه في درايف ومن يملك هذا العنصر هل هو أنت فقط أم يشاركك به أحد آخر، بالاضافة إلى تاريخ إنشاء العنصر وتاريخ التعديل عليه وتاريخ فتحه ومن قام بهذه النشاطات هل هو انت ام من يشاركونك في المجلد. وأخيراً، يمكنك إضافة وصف لهذا المجلد ليسهل عليك تذكر محتوياته أو السبب لإنشائه.
ومن خلال نافذة "النشاط"، يمكنك الاطلاع على سجلّ كل الحركات التي حدثت على هذا المجلد، سواء إضافة ملفات أو التعديل عليها أو تغيير اسم ملف معين فيها أو مشاركة ملف في المجلد مع أشخاص آخرين ...الخ من الأنشطة التي يمكن أن تتم على أي عنصر داخل هذا المجلد، كل ذلك موثقاً بالتاريخ وباسم صاحب النشاط!

الوصول السريع للملفات 

منذ العام 2016 تقريباً، أطلق درايف ميزة جديدة تتيح للمستخدمين إمكانية الوصول السريع لآخر أربعة ملفات تم فتحها أو التعديل عليها أو إضافتها على درايف، وذلك من خلال عرضها في أعلى الصفحة الرئيسية للبرنامج. ولكن هذه الخاصة أزعجت البعض بحجزها مساحة كبيرة في الصفحة. إلا أن برمجية كبيرة مثل درايف لا بد أن تنتبه إلى إمكانية أن لا تعجب هذه الميزة البعض، فأتاحت لهم خياراً لإخفاء هذه الملفات. لإخفاء ملفات الوصول السريع يمكنك الذهاب إلى الإعدادات ثم إزالة إشارة الصح عن خيار  "Make relevant files handy when you need them in Quick Access"

المساحة التخزينية في درايف 

هل فكرت يوماً ماذا يمكن أن يحدث لو امتلأ درايف لديك؟ ماذا لو لم يتبقّ لديك أية مساحة تخزينية؟ وما هي الإجراءات التي سوف تتخذها؟

ماذا يحدث في حال نفاذ المساحة؟ 

في حال نفذت المساحة التخزينية في درايف لديك، ستتمكن من تنزيل ملفات من درايف، ومشاركتها مع الآخرين، ولكنك لن تتمكن من رفع ملفات أخرى على درايف وسيتوقف تزامن الملفات بين درايف وبين جهازك الحاسوب أو أية أجهزة مرتبطة به أخرى. ولكن الخبر السار، هو أنك ستتمكن من إنشاء كل أنواع مستندات جوجل التي يدعمها درايف؛ كمستندات جوجل لتحرير النصوص وشرائح جوجل، وجداول جوجل، ونماذج جوجل، ومواقع جوجل، لان كل هذه الملفات لا تستهلك أية مساحة تخزينية!
 

تفاصيل المساحة المحجوزة في درايف  

في درايف يمكنك التعرف على تفاصيل المساحة المحجوزة لديك من خلال الدخول على الاعدادات ومن ثم الضغط على زر "ترقية مساحة التخزين" لتظهر لك صفحة تبدأ بعرض المساحة المحجوزة لديك وتفاصيلها.

معرفة الملفات التي تشغل مساحة

يمكنك التعرف على العناصر التي تشغل مساحة في درايف من خلال الدخول إلى الإعدادات ومن ثم "عرض العناصر التي تشغل مساحة" فتظهر لك قائمة بالملفات التي تشغل مساحة في درايف مرتبة من الأكبر حجماً إلى الأقل حجماً. يمكن حذف الملفات التي قد لا تحتاج إليها لكسب مساحة إضافية.

العمل من دون انترنت في درايف 

إذا لم تكن متصلاً بشبكة الانترنت أو شبكة الجوّال، فهذا ليس نهاية المطاف بالنسبة لجوجل درايف! بل سيظل بإمكانك عرض الملفات وتعديلها، بما في ذلك مستندات جوجل وجداول بيانات جوجل وشرائح جوجل. لكن قبل ذلك لا بد أن تكون قد فعلت هذه الخاصية من الإعدادات الخاصة بدرايف ومن ثم قمت بتثبيت إضافة تسمى "Google Docs Offline" على متصفح كروم.
بعد أن تقوم بتثبيت إضافة "Google Docs Offline" قم بفتح الإعدادات في درايف ومن ثم ضع علامة الصح على خيار "مزامنة ملفات المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية والرسومات من جوجل مع هذا الكمبيوتر حتى تتمكن من التعديل في وضع عدم اتصال". تجدر الإشارة إلى أن جوجل توصي بعدم تفعيل خيار "وضع عدم الاتصال" على أجهزة الكمبيوتر العامة التي تستخدمها في العمل أو في مقاهي الانترنت أو أي كمبيوتر ليس خاصاً بك.

لتفعيل وضع عدم الاتصال للملفات على الأجهزة الجوالة، اختر الملف الذي تريد عرضه من دون انترنت واضغط عليه ضغطة طويلة، ثم اختر "متاح بلا اتصال بالإنترنت". لعرض كل الملفات التي تعمل بدون انترنت على الجوال افتح تطبيق Drive أو "المستندات" أو "جداول البيانات" أو "العروض التقديمية" ثم انقر على "القائمة" التي تكون على شكل ثلاث خطوط فوق بعض، وبعد ذلك اختر خيار "بلا اتصال بالإنترنت". 

استخلاص النصوص من الصور 

قراءة النصوص الموجودة في الصور، من أكثر الأمور المطلوبة على الانترنت والتي يتم البحث عنها بشكل يومي. جوجل درايف توفر لك إمكانية قراءة النصوص الموجودة في الصور من خلال تفعيل خيار موجود في الإعدادات ومن ثم وضع علامة الصح على خيار "تحويل الملفات التي تم تحميلها إلى تنسيق محرر مستندات جوجل".
يمكن الرجوع إلى مقال سابق كنت قد وضحت فيه طريقة "تحويل الصورة الى نص عربي قابل للتعديل" يشرح بالتفصيل طريقة التحويل مع مثال عليها.

تلوين المجلدات في درايف

من الميزات التنظيمية للمجلدات في درايف هي ميزة "تغيير اللون" للمجلد. يمكنك تغيير لون أي مجلد في درايف بالضغط عليه بالزر الأيسر للماوس ومن ثم اختيار اللون الذي تراه مناسباً من قائمة "تغيير اللون". يساعد هذا الخيار في إمكانية التمييز البصري للمجلدات والوصول السريع لها بالنظر.

تمييز الملفات والمجلدات بنجمة 

من الميزات التي تساعدك في الوصول السريع إلى ملفاتك الهامة هي إمكانية تمييز هذه الملفات أو المجلدات بنجمة. اضغط على الملف أو المجلد الذي تود تمييزه كملف هام بالزر الأيمن للماوس ومن ثم اختر خيار "الإضافة إلى فئة المميزة". لعرض كل العناصر المميزة، اختر من القائمة الجانبية في درايف خيار "المميزة".

هل هذا هو كل شيء عن درايف؟

بالتأكيد عالم درايف عالم كبير وواسع ولا يمكن حصر كل خياراته بمقال واحد، فهناك الكثير من الأمور الأخرى التي يمكن الحديث عنها مثل ربط التطبيقات مع درايف، وربط درايف مع البريد الإلكتروني وربطه مع نظام موودل التعليمي وإرسال رسائل جماعية عبر جيميل ودرايف وخدمات أخرى قد أقوم بتخصيص مقالات أخرى لها.